CRM для юридической компании

Как работает CRM – рассказываем простыми словами

Ниже описан принцип работы базовых инструментов для слаженной работы юридической компании.

Задачи и календарь

CRM для юристов предлагает не только инструменты для взаимодействия с клиентами, но и продвинутые функции для организации работы, которые упрощают контроль над задачами и календарем компании. В разделе "Задачи и Проекты" все задачи и дедлайны перед глазами. В ней представлены текущие и будущие задачи, сроки выполнения и статус готовности. Благодаря такой прозрачности можно быстро заметить назревающую проблему и среагировать на нее.

А во вкладке "Календарь" видны запланированные события и встречи. Благодаря интуитивному интерфейсу, вы сможете быстро посмотреть свое расписание на любой день, неделю или месяц. Это поможет договориться о времени встречи, которое устроит всех — и коллег, и клиента.

Во вкладке “Мой план” с помощью канбан-доски легко планировать задачи и и передвигать их по стадиям по мере готовности работы. Организуйте управление проектами по той методике, которая вам ближе — канбан предлагает здесь множество вариантов.

Конвейер продаж

Централизованное управление проектами — главное достоинство современных CRM для адвокатов. Ниже несколько примеров, как достигается автоматизация в работе с клиентом:

1. Добавление контактов в систему стало легким и быстрым благодаря настройке роботов и триггеров. Умное ПО автоматически собирает информацию о клиенте в одном месте, поэтому менеджеру не нужно каждый раз вспоминать информацию о заказчике юридических услуг.
2. В системе можно звонить прямо из карточки клиента, автоматически отправлять электронные письма и вести переписку с пользователем прямо из окна портала, ведь у ПО есть интеграция с мессенджерами и телефонией. Теперь юрист не потеряет контакты в ежедневнике и не забудет отправить письмо по почте.
3. Коммерческие предложения теперь можно создавать быстрее благодаря заранее заготовленным шаблонам. Так клиентам не придется долго ждать КП, а значит, они не успеют передумать и уйти за консультацией к конкурентам.
4. Наконец, в ПО легко подготовить документы и выставить счет на оплату. Можно сформировать счет в два клика, ведь система автоматически подтягивает необходимые данные из сделки. Клиенту можно отправить пуш-напоминание об оплате, а благодаря интеграции с платежными системами клиент может сам выбрать удобный ему способ оплаты.

Мобильное приложение

Менеджеры решают многие вопросы буквально «на бегу», и юристы — не исключение, поэтому наличие мобильной версии ПО ценится как никогда. Будь то судебные заседания, встречи с клиентами или посещение государственных органов — профессионалам в сфере юриспруденции важно быть на связи в любом месте и в любое время.

Поэтому мобильное приложение — незаменимый инструмент. Такое приложение позволяет юристам оставаться в курсе дел, контролировать расписание и выполнять задачи вне офиса.

Благодаря мобильному приложению CRM, юристы могут легко свериться со своим расписанием, за минуту ответить на вопрос коллеги, который остался в офисе, а также быстро найти в базе телефон клиента, который опаздывает на судебное заседание.

Кроме того, мобильное приложение гарантирует безопасность конфиденциальных данных, что крайне важно для юридической сферы. Встроенные функции шифрования и аутентификации гарантируют, что информация о клиентах и делах будет защищена от несанкционированного доступа.

Контроль деятельности компании

Контролировать работу сотрудников важно в каждой компании, даже в той, где между руководством и подчиненными доверительные отношения. Сложно добиться хороших бизнес-результатов, если нет понимания, на каких этапах коллеги допускают ошибки и теряют лиды. Или, например, кто из работников добросовестно выполняет обязанности, а кто впустую тратит время.

В CRM есть разнообразные инструменты для управления проектами и компанией. Например, в Битрикс24 есть система учета рабочего времени, которое работники тратят на выполнение задач. Так руководитель понимает, сколько часов нужно на обработку одной заявки, и может лучше планировать загрузку отдела в будущем. А инструменты управления проектами и задачами позволяют прозрачно распределять обязанности, устанавливать сроки выполнения и контролировать их соблюдение. Так топ-менеджеры могут объективно оценивать рабочую нагрузку каждого сотрудника и вовремя выявлять возникающие проблемы.

В сфере юридических услуг важный показатель — число выигранных судебных дел, проведенных каждым юристом. Этот показатель отражает профессионализм специалиста и влияет на репутацию компании. Поэтому в CRM встроены инструментов аналитики для подсчета успешных проектов каждого сотрудника за тот или иной промежуток времени. В отчетах виден рост или, наоборот, упадок в делах компании.

Подробнее о том, как можно контролировать работу сотрудников, читайте в нашем материале.

Документооборот

Документооборот — неотъемлемая составляющая юридической деятельности. Внедрение ПО может значительно упростить работу с файлами,. Сотрудники не будут тратить время на поиск бумажных носителей или путаться в версиях файлов, так как все данные будут храниться в единой системе.

Организованная и структурированная база знаний в CRM для юридической компании облегчает обучение новых сотрудников. Поскольку все собрано в одном месте и аккуратно разложено по папкам, новички быстрее осваиваются и могут уже скоро самостоятельно работать с документами компании. А старшие коллеги могут освежить подзабытые знания или мгновенно найти нужный документ.

ПО защищает информацию на высоком уровне в отличие от традиционных шкафов с папками, ведь доступ к файлам в системе можно ограничить. Конфиденциальная информация остается в безопасности, и только уполномоченные сотрудники могут просматривать хранилище.

В CRM-системе при желании с помощью триггеров и роботов настраивается автоматическое движение файлов по всем этапам согласования. Например, менеджер, работающий в отделе продаж, закрыл сделку и перетащил ее на следующий этап. Срабатывает триггер, и робот назначает ответственным по задаче бухгалтеру. В карточке задачи уже есть вся нужная информация и стоит дедлайн. Такой подход экономит время и ресурсы, упрощает взаимодействие между сотрудниками и снижает риск возникновения ошибок.

Также в спорных ситуациях с контрагентами собрать материал по претензионной работе можно запросто прямо на портале — переписки и файлы хранятся там бессрочно, а найти их можно в поисковой строке по одному-двум словам.

Внедрение CRM для юридической компании

Фирмы, которые хотят быть лидерами в своей нише, должны работать так, как этого требует современный рынок — быстро, гибко, технологично. Одними человеческими ресурсами с этой задачей не справиться. А если компания хочет увеличить штат и открыть новый офис, без хороших инструментов тем более не обойтись. Перед масштабированием бизнеса рекомендуется обзавестись надежной CRM, которая возьмет рутинные задачи на себя и освободит время юристов для сложных дел.

Предпроектный аудит

Внедрение начинают с комплексного предпроектного аудита (ППА). В ходе ППА интеграторы CRM обычно знакомятся со структурой фирмы. Выясняют, из каких подразделений она состоит, каким образом менеджеры выстраивают общение с клиентами, какие продукты предлагает бизнес. Кто целевая аудитория, какие у нее потребности?

После интеграторы разрабатывают дорожную карту дальнейшей настройки, которая обычно учитывает следующие моменты:

• выделение направлений;
• связь между бизнес-процессами;
• участники и сущности, принимающие участие в работе;
• как будут попадать заявки в систему;
• необходимые интеграции и их стоимость.

При правильной подготовке и четком плане компания-клиент будет понимать, чего ожидать по итогу работ.

Внедрение

Вначале выполняется базовая настройка ПО: переносятся все бизнес процессы, на портал добавляются сотрудники, разграничиваются права, настраиваются триггеры и роботы. Далее с порталом интегрируют социальные сети, мессенджеры и формы обратной связи, чтобы менеджеры могли общаться с клиентом в едином окне.

Также можно настроить роботов, которые будут двигать часть процессов автоматически. Например, триггером может быть завершение сделки. После того, как менеджер перенес карточку на этап закрытой сделки, робот отправит клиенту письмо со скидкой на следующий заказ.

При желании интеграторы могут добавить на портал виджеты — доработки, расширяющие стандартные возможности ПО. Например, очень помогают в работе виджеты, автоматически распределяющие заявки клиентов между свободными менеджерами.

Обучение

Руководителям следует самим в первую очередь научиться работать в системе. Как только они ее освоят, для сотрудников нужно будет провести инструктаж или запустить онлайн-курс о том, как работать в воронках, как устроены триггеры и роботы, как ставить задачи и так далее.

Какие преимущества дает CRM-система?

Применение CRM-систем облегчает работу юридических компаний, делают ее не только быстрой, но и безопасной для клиента:

• Автоматизация позволяет централизованно собирать, хранить и систематизировать информацию о клиентах. Это помогает менеджерам быстро включиться в общение с заказчиком и найти правильный подход.
• Если настроить работу триггеров и роботов, то они будут выполнять рутинные задачи автоматически, например, сами рассылать напоминания о встречах или отправлять документов на подпись.
• Высокая скорость обслуживания повысит лояльность клиентов, и им захочется вернуться к вам еще не раз.
• Аналитические инструменты, встроенные в систему, позволяют оценить эффективность маркетинговых кампаний и тенденции рынка.
• Конфиденциальность данных — еще один ключевой аспект успешной работы юридической компании. В ПО есть настройки доступа к информации, которые не позволяют сведениям утечь как внутри компании, так и за ее пределы.
• Даже если компания не работает по юридическому профилю, но имеет крупный юридический департамент в структуре, то портал можно настроить под работу специалистов. Например, создать закрытые чаты и базы знаний для сотрудников. Доступы к базам знаний тоже можно настроить, сохранив информацию закрытой для третьих лиц.

Пример использования

Правовой холдинг «Тактика» уже работал на портале Битрикс24 на момент обращения клиента. Но команда из пришла к выводу, что нужно доработать портал для отдела продаж. Требования были следующие:

• добавить функции по планированию встреч и формированию отчетов;
• автоматизировать работу менеджеров;
• настроить автозвонки и рекламу в социальных сетях;
• разделить воронку продаж на 2 части. Первая — для работы с клиентами, еще не заглянувших в офис, и вторая — для клиентов, с которыми личная встреча уже состоялась.

«Тактика» хотела «дожимать» клиента в воронке продаж, поэтому была настроена автоматическая система звонков. Если при первом звонке клиент был готов к сотрудничеству, то на менеджера сразу формировалась задача. А если клиент отказывался, то звонок автоматически переносился на 30 дней, чтобы затем уточнить, актуальны ли еще услуги юриста. Настройка автозвонка сократила предпродажные переговоры с клиентами в два раза.

Ранее сотрудники компании тратили много времени на поиск информации о клиенте по разрозненным записям, но после внедрения Битрикс24 все данные поместили на один диск. Документы по делам теперь доступны в карточке клиента и через поиск, что сокращает время поиска данных в два раза.

Ранее руководитель не понимал, насколько эффективно работают менеджеры и юристы в компании — хотелось видеть результаты в цифрах и процентах. После внедрения аналитики в отделе продаж стало видно количество проведенных и отмененных встреч, причины отказа и что было сделано для успешного завершения кейса. Теперь руководитель четко контролирует работу менеджеров на каждом этапе.

С внедрением Битрикс24 в компании юристы стали готовить документы в срок. Они перестали пропускать даты заседаний, получения судебных решений и других важных встреч, связанных с профессией.

По словам заказчика, положительные изменения в бизнесе стали заметны в первый же месяц после внедрения портала. Теперь менеджеры больше сосредоточены на поиске новых клиентов и на судебных делах, а не на звонках, бумажной волоките и составлении отчетов.

Посмотрите и оцените кейс сами.