Репетиторы ежедневно работают с несколькими учениками: напоминают об уроках, проводят их, отслеживают оплаты. Хранить все в голове или записывать в заметки тяжело — информацию можно потерять. В статье рассказываем, как CRM-система поможет репетиторам организовать рабочий процесс и сосредоточиться на обучении студентов.
Что такое CRM-система
CRM — это онлайн-система, которая помогает взаимодействовать с клиентами и автоматизировать бизнес-процессы. Она собирает и упорядочивает информацию о людях, их покупках, запросах и предпочтениях.
С помощью CRM можно:
- Хранить историю взаимодействий с клиентами — в системе сохраняются все обращения, звонки и письма.
- Автоматизировать рутинные задачи — CRM самостоятельно отправляет уведомления, напоминания о встречах или письма с коммерческими предложениями.
- Управлять продажами — система помогает видеть, на каком этапе сделки находится клиент, какие товары или услуги его интересуют.
- Анализировать показатели — CRM оценивает эффективность работы с покупателями, отслеживает количество сделок, лиды, звонки и прибыль.
Зачем репетитору CRM
С помощью CRM репетиторы могут хранить данные о своих учениках, отмечать проведенные и пропущенные уроки, отслеживать прогресс каждого студента. Также CRM помогает управлять расписанием и оплатами, напоминает о предстоящих занятиях.
Ниже рассказываем, как выглядит работа репетитора без CRM и как меняется процесс, когда специалист начинает хранить все данные в системе.
| Работа репетитора без CRM | Работа репетитора с CRM |
| Студенты теряются. Репетитор вносит данные вручную в блокнот или таблицу — велик шанс, потерять информацию и клиента. | Данные о студентах собираются из разных источников автоматически. Репетитор знает, когда и откуда пришел студент и какой у него уровень владения языком. Заявки из разных каналов не теряются. |
| Расписание ведется отдельно. Если учитель записывает расписание в ежедневнике, то каждый раз придется проверять бумажный носитель. Это неудобно, если вы работаете вне дома или путешествуете. | Можно создать онлайн-календарь. Все занятия можно занести в календарь, и система будет автоматически предупреждать репетитора о них. |
| Приходится лично предупреждать о новых занятиях. Репетитору нужно проверить календарь, найти диалог с учеником и написать ему. | Система автоматически предупреждает о начале урока. CRM обновляет данные и управляет расписанием, отправляет напоминания. |
| Оплаты нужно проводить вручную. Репетиторы самостоятельно следят за платежами и напоминают студентам о переводах. | Финансы автоматизированы. Например, в Битрикс24 можно использовать приложение «Контроль оплат». Достаточно запланировать платеж, а система сама отправит напоминания об оплате ученикам. |
| Репетитор сам предупреждает об уроках. Перед каждой встрече учитель пишет студенту о том, что скоро начнется занятие. | CRM сама отправляет уведомления. Программа выполняет повторяющиеся задачи: отправляет письма, уведомления и напоминания о том, что скоро начнется занятие. |
| Специалист сам отслеживает доход. Все финансы нужно записывать и сводить вручную. | Система считает деньги автоматически. CRM отмечает доходы и может составить аналитику. |
Какие задачи решит CRM в репетиторстве
CRM-система для репетитора помогает не только хранить данные, но и управлять рабочими процессами. Разберем подробнее, для чего нужна CRM.
Организовать уроки или мероприятие. Если у вас много учеников и за ними не закрепляется определенный день и время для занятия, то следить за каждым достаточно тяжело. С CRM проще обновлять расписание вручную, проверять, кто когда свободен, и договариваться о переносах.
Следить за успеваемостью учеников. Если вы работаете со студентами разного уровня, то важно следить за прогрессом каждого. Например, репетитор может использовать для этого функцию «CRM-анализ» в Битрикс24. Специалист создает карточку и добавляет кастомные поля по типу: «Уровень знаний», «Пройденные темы» или «Оценка за домашнее задание». В любой момент можно создать отчет с прогрессом по ученикам, найти пробелы в знаниях и определить темы, которые стоит повторить.
Управлять платежами. Это пригодится, когда у вас несколько учеников, которые оплачивают занятия по-разному — кто-то раз в месяц, кто-то за каждое занятие. Система позволяет видеть, кто уже оплатил, а кому нужно отправить напоминание.
В Битрикс24 это настраивается с помощью дополнительных приложений. К примеру, сначала вам нужно отметить, в какой период должна прийти оплата — день, неделя или месяц. Система автоматически формирует сделку и ссылку на оплату, которую нужно передать ученику. После того, как деньги зачислились, нужно только нажать кнопку «Оплата прошла». Если же вы забудете об оплате, система напомнит сама.
Анализировать эффективность работы. В конце месяца вы можете оценить нагрузку, количество занятий и доход. CRM для репетитора собирает данные о времени, которое вы потратили на каждого ученика, и помогает понять, сколько часов вы действительно работаете и можно ли оптимизировать график.
Как репетитору выбрать CRM
Выбирайте ту CRM-систему, которая уже настроена для образовательных услуг и управления клиентским опытом. Или ту, которую можно адаптировать под эти задачи. Но вот что точно должно быть в программе:
- Работа с расписанием — система хранит все данные о начале занятий в календаре.
- Учет оплат — система отслеживает поступления средств, напоминает об оплате и хранит историю платежей.
- Клиентская база — в карточки учеников вносятся данные об их уровне, прогрессе, а также индивидуальные планы обучения.
- Автоматизация задач — CRM помогает автоматизировать рассылку писем с домашними заданиями, напоминаниями о следующем занятии и отчетами о прогрессе.
- Аналитика — чтобы видеть статистику по занятиям, ученикам, доходам и оценивать свою загрузку.
- Интеграция с другими сервисами — CRM должна работать с календарем, электронной почтой, мессенджерами и, если нужно, платежными системами.
Если вам нужна CRM-система для репетитора бесплатно, то попробуйте Битрикс24. Здесь вы сможете автоматизировать свою работу: управлять расписанием, учитывать оплаты, вести базу студентов. Также Битрикс24 синхронизируется с мессенджерами и телефонией. Все это поможет сосредоточиться на обучении и делегировать всю рутину.
Как репетитору внедрить CRM-систему
- Определите задачи и выберите подходящую CRM. Когда определитесь, пройдите регистрацию и настройте функции, которые вам понадобятся.
- Импортируйте данные. Соберите информацию об учениках: ФИО, контакты, уровни знаний, расписание, платежи и загрузите ее в систему. Все это удобно объединить в карточках студентов.
- Автоматизируйте. Настройте автоматические напоминания о занятиях, оплатах и домашних заданиях.
- Интегрируйте CRM с другими сервисами. Подключите CRM к вашим сервисам, например, Google Календарю и мессенджерам.
- Протестируйте. Попробуйте поработать с новой системой пару недель, найдите недочеты и устраните их.
Что в итоге
- С помощью CRM-системы репетиторы могут отслеживать прогресс учеников, расписание занятий, собирать базу данных и настраивать автоматические уведомления.
- Система помогает отслеживать и собственную нагрузку: количество занятий, время, потраченное на уроки, и доход.
- Когда выбираете CRM, убедитесь, что система синхронизируется с вашими мессенджерами и календарем, систематизирует данные и удобна в использовании.
