Как CRM помогает работать с тендерами

Что такое CRM-система

CRM-система — это программа, которая помогает вести сделки, отслеживать статусы задач, автоматизировать рутину и общаться с коллегами.

В зависимости от провайдера у CRM-систем могут быть разные функции. Вот что они могут:

• хранить информацию о клиентах и заказах;
• создавать воронки продаж для разных сегментов целевой аудитории;
• формировать единое рабочее пространство для сотрудников;
• автоматизировать рутинные задачи;
• анализировать работу отдела и каждого сотрудника.

Есть много разных систем — универсальных и специализированных. Например, есть CRM для:

• строительных компаний — чтобы управлять проектами и документами;
• консалтинговых агентств — чтобы вести клиентскую базу;
• госучреждений — чтобы автоматизировать подачу заявок и отчетность.

Многие из них работают с тендерами, поэтому внедряют CRM-систему. Разберемся, какие задачи тендерного отдела она закрывает.

Зачем использовать CRM в тендерах

CRM-система особенно нужна компаниям, которые участвуют в большом количестве тендеров — одновременно управлять каждым из них вручную сложно. С CRM легче организовать работу команды, зафиксировать все этапы тендерного процесса и сохранить доступ к важной информации.

CRM для тендерного отдела помогает готовить заявки, отслеживать их статус, вести документы. Вот что еще может CRM-система:

• Отслеживать этапы тендера. CRM-система фиксирует сроки тендеров и аукционов. Сохраняет информацию обо всех касаниях — звонках, электронных письмах и встречах. Это помогает команде видеть текущий статус каждого тендера и быстро реагировать, например когда документы нужно было подготовить «еще вчера».
• Автоматизировать рутину. Сотрудникам тендерного отдела часто приходится выполнять однотипные действия: составлять заявки, готовить документы, вести отчеты, обновлять базу данных. CRM-система автоматизирует эти бизнес-процессы. Например, сохраняет шаблоны заявок и напоминает о дедлайнах.
• Поддерживать порядок в документах. Часто в тендерах участвует множество проектов и клиентов. Без системы учета в них легко запутаться. CRM помогает оцифровать и структурировать данные с помощью карточек задач, в которых есть вся необходимая информация, например название тендера, дата и статус заявки, требования заказчика.
• Анализировать результаты. CRM-система собирает данные обо всех тендерах. Это помогает отслеживать выигранные и проигранные торги и делать выводы о том, почему какая-то стратегия сработала лучше.
• Упрощать коммуникацию внутри команды. В больших компаниях тендеры организовывает сразу несколько отделов. CRM-система помогает хранить всю информацию в одном месте. Так сотрудники могут легко обмениваться данными, видеть актуальный статус задач и всех, кто участвует в процессе.

С помощью Битрикс24 легко отслеживать заявки, их статус и ответственных менеджеров. У сотрудников тендерного отдела не будет путаницы с электронными таблицами. А еще система автоматически напомнит вам о важных сроках, отправит уведомления и подготовит шаблоны документов.

Как выбрать CRM для тендеров

Когда выбираете CRM для тендеров, учитывайте, можно ли настроить ее под ваши задачи. Например, если в компании уже есть система торгов, важно убедиться, что CRM может с ней объединиться.

В CRM-системах для тендерного отдела можно:

Управлять заявками. В карточках будет информация по каждому тендеру и связанные документы: технические задания, коммерческие предложения, контракты.

Создавать воронки продаж. На каждом этапе работы над тендером система сама поставит нужному сотруднику задачу и проконтролирует сроки.

Анализировать финансы. Готовые отчеты позволят отслеживать конверсии, рентабельность каждой закупки, учитывать себестоимость и прибыль.

На рынке есть множество CRM-систем с различными тарифами и функционалом. Чтобы выбрать подходящий вариант, сравните цены на подписку и качество сервиса, обучение и поддержку пользователей.

Как внедрить CRM для работы с тендерами

Внедрить CRM можно с помощью внутренних разработчиков вашей компании. Но это сложно — есть риск неправильно подключить и настроить систему. К тому же в компании может не оказаться таких специалистов. Поэтому выгоднее обратиться к услугам компании-интегратора.

Чтобы подключить CRM с помощью внешних специалистов, нужно обязательно:

• Определить, какие задачи должна решать система. Опишите проблемы, которые возникают в бизнес-процессах. Например, нет прозрачности, сложно отслеживать статусы тендеров, теряются документы и контакты заказчиков.
• Приоритизировать функции. Обсудите с интегратором, какие функции для вас наиболее важны. Возможно, вы захотите подключить аналитику или синхронизировать CRM с системами торгов.
• Протестировать программу. Многие компании предлагают бесплатную пробную версию системы. Если вы сомневаетесь, подойдет ли вам программа, сначала протестируйте ее. Убедитесь, что интерфейс системы интуитивно понятен. Попросите показать, как легко находить нужные функции. К примеру, как быстро получить доступ к информации о текущих тендерах или обновить статусы заявок.
• Сравнить цены и функции платформ. Выберите несколько CRM для тендеров из топ-10. Учтите размер команды и объем работ. Не стоит переплачивать за функции, которыми никто не будет пользоваться. Сравните предложения нескольких интеграторов, чтобы выбрать наиболее выгодный вариант.
• Подключить и настроить платформу. Распределите роли сотрудников, например юристов, бухгалтеров и ответственных менеджеров. Сделайте шаблоны карточек клиентов, установите напоминания, настройте алгоритмы, чтобы распределять заявки.
• Обучить сотрудников. Создайте инструкции или воспользуйтесь готовой базой знаний, чтобы сотрудники всех отделов научились пользоваться CRM-системой.

Специалисты Битрикс24 и компаний-партнеров помогут внедрить CRM в вашей компании. Они подберут тариф под количество сотрудников, проблемы и задачи. Эксперты настроят систему и обучат сотрудников. Так вы сможете избежать ошибок и сэкономить время.

Пример внедрения CRM для тендерного отдела

Клиент. Компания «ИТ Стандарт» продает оптом офисное оборудование в Ярославле. В штате — 9 сотрудников.

Задачи. С помощью CRM компания «ИТ Стандарт» хотела:

• вести базу тендеров и аукционов — раньше она была в таблице Excel и менеджеры теряли заявки;
• автоматизировать работу тендерного отдела — вовремя подавать заявки, вести документооборот;
• контролировать все этапы тендера — чтобы бизнес-процессы были прозрачными и руководство могло оценить загрузку каждого сотрудника.

Решение. Специалисты Битрикс24 перенесли базу тендеров и аукционов из Excel в CRM. Настроили воронку продаж так, чтобы ответственные сотрудники получали свои задачи на каждом этапе, а сделки формировались автоматически. Назначили роли, подключили роботов, автоматизировали большую часть процессов например когда дела передаются от одного сотрудника другому.

Что еще сделали:

• интегрировали Битрикс24 с новой системой торгов;
• провели инструктажи сотрудников;
• организовали горячую линию для пользователей системы.

Результат. Работа с тендерами стала прозрачнее и проще: документы не теряются, заявки обрабатываются быстрее. Теперь сотрудники получают напоминания об аукционах и тендерах, вовремя готовят документы. Руководители могут в любой момент посмотреть стадии сделки и автоматически согласовать договор в системе. Благодаря планировщику задач, очередности работ в бизнес-процессе и понятным ролям, ситуаций «нужно было сделать вчера» стало меньше.

Полный текст кейса читайте по ссылке.