CRM для аренды: как управлять недвижимостью

Что такое CRM-система

CRM — это программа, которая помогает вести клиентскую базу, наладить работу над задачами внутри и между отделами.

Систему внедряют, когда заказов становится много и записывать их дальше в блокноте неудобно или сложно. Или когда штат вырос и нужен единый канал связи.

CRM бывают универсальные и отраслевые, то есть предназначенные для задач конкретного бизнеса. Например, встречаются CRM для:

• салонов красоты и клиник — для записи клиентов;
• маркетплейсов — для складского учета;
• доставок — для порядка в заказах;
• IT — для ведения проектов.

Рассмотрим, какие функции должны обязательно быть в CRM для посуточной аренды квартир, и расскажем, как выбрать правильную систему.

Как CRM помогает вести учет аренды

CRM-система для аренды нужна, чтобы держать базы клиентов и помещений в порядке. Вот что делает программа.

Показывает клиентский путь и направляет по нему. В CRM сохраняются звонки и заявки с сайта, из мессенджеров и социальных сетей. Риелтор обрабатывает запрос и дальше отмечает, на каком этапе сейчас работа. Например, указывает, что отправил подборку квартир или договор. Так он, его коллеги и руководитель видят, как двигается сделка. Если клиент долго не выходит на связь, риелтор заметит это в системе.

Поддерживает опрятность в делах. Когда у компании несколько десятков квартир или офисов и в штате разные риэлторы, немудрено запутаться. Сотрудник может предложить клиенту объект, который его коллега сдал в аренду на прошлой неделе. Или не включить в подборку квартиры, потому что базу давно не обновляли. В CRM в карточках объектов указывают адрес, площадь, цену и другие параметры, даты брони или аренды.

Автоматизирует рутину. Риелторам часто приходится выполнять однотипные действия: напоминать, что срок аренды подходит к концу, заполнять договоры. Эти действия возьмет на себя CRM для посуточной или помесячной аренды. Настройте ее, как нужно именно вам, и она сама перенесет информацию из заявки в шаблон договора или отправит предложение продлить срок.

Готовит отчеты. CRM соберут информацию по выручке, задолженности, свободным квартирам. Данные можно посмотреть за день, неделю, месяц. Так руководитель будет в курсе, что происходит в компании.

Помогает сохранять порядок в бизнес-процессах, когда компания растет. Агентство может не только сдавать квартиры в аренду, но и продавать. Тогда недвижимости и клиентов станет больше. Чтобы информация не терялась, в CRM создают разные вкладки, например, «Аренда», «Продажа», «Оформление ипотеки».

В Битрикс24 вы увидите, сколько запросов в обработке, на какой стадии, кто ведет клиента. Менеджерам больше не придется работать с электронными таблицами: все заявки будут сохраняться в CRM. Система напомнит риелтору вовремя позвонить клиенту, сама отправит сообщение или ссылку на оплату.

Как выбрать CRM для аренды

Выбирайте готовую CRM для сферы недвижимости или ту, которую можно «подогнать» под ваши задачи. Что должно быть в программе:

• возможность вести базы клиентов и объектов — в карточках будет информация об арендаторе, параметры объекта;
• электронный документооборот — сможете заполнять и согласовывать договоры, выставлять счета прямо в системе;
• интеграция с приложениями — электронной почтой и другими каналами коммуникации, «1С», сайтом и прочими сервисами компании;
• мобильное приложение — в нем риелторы добавляют информацию о сделке, даже когда находятся вне офиса;
• аналитика — чтобы изучать результаты сотрудников, рекламных кампаний.

На рынке десятки предложений с разными тарифами. Сравните цены на лицензии, подписку, настройку, обучение, ежемесячное обслуживание.

Иначе, если программа не подойдет, придется потратить деньги и время на поиск замены.

Как внедрить CRM-систему для учета и автоматизации аренды

CRM можно внедрить самостоятельно, но понадобятся разработчики. Другой вариант — привлечь интегратора. Он выяснит ваши пожелания и настроит программу.

Что сделать до подключения:

• Сказать, сколько человек будет работать с программой и какие у них обязанности.
• Уточнить ваши потребности — объяснить подрядчику, зачем нужна система, какие проблемы должна решить.
• Определить, что должно быть в системе. Например, модуль аналитики, автоматизации.
• Дать список сервисов, которые нужно интегрировать с CRM.
• Договориться с подрядчиком, кто обучит персонал работать в программе.
• Оценить удобство интерфейса, попробовать самому сделать в системе что-либо. Например, заполнить карточку клиента.

Подробнее о том, как внедрить CRM, рассказали в статье.

Специалисты Битрикс24 подберут тариф под ваш бюджет, учтут количество сотрудников, проблемы и задачи. Подключат CRM и покажут, как в ней работать.

Пример внедрения CRM в агентстве аренды недвижимости

Клиент. Компания «Аренда B2B» сдает площади в торговых и бизнес-центрах в Новосибирске.

Задача. Компания вела клиентскую базу в Excel, переписки и записи разговоров не сохраняли, а весь документооборот был на личных ПК сотрудников. Чем больше становилось заявок и площадей, тем очевиднее было, что в электронных таблицах агентству уже тесно.

Решения. Специалисты Битрикс24 перенесли базу контактов из Excel в CRM. Настроили все так, чтобы заявки с сайта и «Авито» попадали в нее автоматически и их не приходилось добавлять вручную, как раньше. Интегрировали телефонию, подключили корпоративные сим-карты. Так стало проще отслеживать звонки и записывать разговоры.

Что еще сделали:

• Выстроили воронку продаж — оцифровали клиентский путь от заявки до сделки, сделали поля для контактов и описаний. Часть процессов автоматизировали. Например, если менеджер обрабатывает обращение и добавляет его из колонки с новыми лидами, сделка сама закрепляется за ним в CRM.
• Перенесли базу объектов — сделали поля с характеристиками и адресами. Менеджер может прикреплять карточки объектов и арендаторов к сделкам.
• Упростили работу с договорами — теперь руководители визируют и согласовывают документы в CRM. Ответственному менеджеру приходит задача продлить срок договора через полгода.

Результаты. Заказчик отметил, что в компании появилась единая среда, в которой сотрудникам удобнее общаться и работать.

База всех объектов теперь под рукой, менеджерам не нужно запоминать названия и характеристики. Работа с клиентами стала прозрачнее: обращения не теряются, повысилась скорость обработки заявок. Руководитель может посмотреть стадии сделки и результаты сотрудников, согласовать договор.

Полный текст кейса читайте по ссылке.