Рабочее место должно быть удобным. Сидеть в ортопедическом компьютерном кресле перед большим экраном комфортнее, чем на табуретке с ноутбуком на коленях.
Так же и с электронным, или цифровым рабочим местом. Здесь тоже должен быть порядок — совсем как на обычном столе. Иначе придется потратить много времени, чтобы найти нужный документ, ссылку или задачу. В статье расскажем, как и зачем организовывать цифровые рабочие места в компании.
Что такое цифровое рабочее место
Цифровое рабочее место — это раздел в сервисе для совместной работы. Такие рабочие места обычно создают под каждое подразделение компании — сотрудники ведут там задачи и составляют отчеты, а руководители отслеживают результаты своих команд.
Цифровые рабочие места подойдут любому бизнесу, который работает в онлайне. Они особенно нужны командам, которые не ходят в офис, создают масштабные проекты и ведут дела как с компьютера, так и со смартфона.
Пример. В цифровое рабочее место «Сервисное обслуживание» пришла заявка по ремонту лифта. Диспетчер проверил информацию и передал ее далее — в подразделение, которое занимается ремонтными работами. Мастер, который должен выехать на заказ, получает уведомление на смартфон и смотрит в приложении, в чем проблема, куда ехать и с кем связываться на месте.
Оказалось, что день в день мастер не сможет починить лифт — нужно заменить деталь. Он передает заявку коллегам, которые ее закажут. Когда деталь приедет, он получит уведомление, заберет ее и вернется, чтобы закончить ремонт.Давайте вспомним ситуации, с которыми сталкивались сотрудники до цифровизации, и сравним с тем, как они изменились после.
| Раньше | Сейчас |
| Сотрудники вручную вносят в таблицы, чем они занимались. | Руководитель видит, кто, чем и сколько времени занимался. |
| Тимлиды путаются, кто за что отвечает. | В системе есть проекты, участники и роли: понятно, кто за что отвечает. |
| Руководители не знают, сколько сделок закрыли менеджеры. | Сотрудники пишут о результатах сделок в цифровом рабочем месте, руководители могут посмотреть и проанализировать статистику там же. |
| Инструкции, контакты клиентов, регламенты и даже важные документы часто лежат не на своих местах. Сотрудникам приходится копаться в архиве или обходить по очереди всех коллег, прежде чем нужные бумаги найдутся. | В карточках можно прикрепить любые файлы, чтобы сотрудники не тратили время на поиск. Все, что важно для работы над проектом, хранится в одном месте и доступно всем участникам. |
Из чего состоит цифровое рабочее место
Рассмотрим, как устроены цифровые рабочие места, на примере Битрикс24. Они состоят из смарт-процессов — своего рода строительных кубиков. С их помощью пространство для работы настраивают так, чтобы отвечать потребностям самых разных отделов.
Например, для HR-отдела это может быть доска с этапами найма: от отклика до финального собеседования и офера. В карточке кандидата можно указать фамилию и имя, источник заявки, должность и отдел, ожидаемую зарплату. Когда он переходит на следующий этап, карточку перемещают в соответствующую колонку. Так сотрудникам и руководителю проще понять, кто из кандидатов на каком этапе находится. Вот как это выглядит на практике:
Задачи команд даже одного отдела могут отличаться. К примеру, у рекрутеров, которые нанимают менеджеров по продажам, нет тестового этапа, но есть холодный поиск. А специалистам, которые общаются с разработчиками, нужен дополнительный этап интервью на доске. Чтобы каждой команде было удобно, можно настроить воронки. Сотрудники продолжат работать в одном цифровом месте отдела HR, но в разных воронках, которые кастомизировали под их задачи.
Автоматизированные цифровые рабочие места — один из разделов корпоративного портала. Чтобы планировать нагрузку и управлять задачами, в них можно использовать другие функции сервиса для совместной работы. Например:
- базы знаний: глоссарии, инструкции, внутренние курсы;
- планировщики задач: календари, канбан-доски, тайм-трекеры, карточки, бизнес-процессы;
- интерактивные доски с процессами: например, стадиями разработки сайта, найма сотрудника или публикации поста в социальной сети;
- способы связи: электронная почта и чаты, звонки, видеоконференции.
Как внедрить цифровые рабочие места
Чтобы создать цифровые рабочие места в Битрикс24, необязательно привлекать программистов — можно справиться и без них. Подготовили пошаговую инструкцию, как это сделать.
Шаг 1. Создайте цифровое рабочее место на портале. Для этого перейдите в раздел Автоматизация → Цифровые рабочие места → Список цифровых рабочих мест. Нажмите кнопку «Создать». Введите название и сохраните рабочее место.
Шаг 2. Добавьте и настройте смарт-процесс. Нажмите на кнопку «Создать» во вкладке «Смарт-процессы».
Шаг 3. Настройте права доступа. По умолчанию доступны две роли, которые могут распределять права: «Менеджер» и «Администратор». Можно создать и дополнительные, например «Руководитель отдела». Создавать много ролей не стоит — будет сложно ориентироваться.
Чтобы создать новую роль, нажмите «Добавить» под списком ролей. Укажите название и сохраните настройки.
Разные права доступа нужны, чтобы отделы не видели цифровые рабочие места друг друга. Так, менеджер отдела продаж сможет посмотреть только свои смарт-процессы. У него не будет доступа к рабочим местам рекрутеров или бухгалтеров.
Нажмите «Добавить право доступа» под списком сотрудников. Выберите пользователя, отдел компании или участников проекта. Укажите роль. Чтобы настроить права, выберите роль и нажмите на карандаш.
Настройте права для выбранной роли и сохраните изменения.
Теперь сотрудники смогут участвовать в смарт-процессах, к которым вы дали им доступ.
Цифровые рабочие места в Битрикс24 доступны в коробочной версии и облачной версии на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».
Что в итоге
- Цифровое рабочее место сотрудника — это раздел сервиса для совместной работы. Оно помогает автоматизировать процессы и организовать работу разных подразделений.
- Цифровое рабочее место и смарт-процесс Битрикс24 упрощают коммуникацию между отделами, помогают видеть, на каком этапе задача и где есть сложности.
- В цифровых рабочих местах Битрикс24 можно использовать другие функции сервиса: канбан-доски, календарь, воронки продаж, роботов.
