Зачем нужна автоматизация склада

Зачем автоматизировать склад

Когда склад — это пара стеллажей с одинаковыми товарами и команда из двух человек, управлять работой можно без специальных программ. Часто сотрудники ведут свою систему учета: записывают на бумаге или просто запоминают, где лежат вещи. Собирают заказы в своем темпе и не спешат.

Иногда владельцы компаний не отказываются от такого подхода, даже если бизнес растет. Но у этой стратегии высокие риски. Сотрудники склада — обычные люди. Они допускают ошибки, особенно при долгой монотонной работе.

Чем выше нагрузка, тем сложнее поддерживать высокое качество работы без специальных инструментов и систем. Когда через склад начинают проходить сотни заказов, ошибки накапливаются и могут останавливать процессы. Автоматизация склада помогает бизнесу:

1. Снижать количество ошибок. Алгоритмы точно выполняют операции и не устают. Человек может ввести неправильные цифры в Excel, а программа соберет и сохранит все данные верно.
2. Развиваться. Специальное оборудование и программы берут на себя часть нагрузки. В результате бизнесу не нужно нанимать дополнительных сотрудников, когда объемы увеличиваются. При этом системы автоматизации складов не ошибаются и упрощают работу команды. Компания может обрабатывать больше заказов без лишних затрат.
3. Сохранять клиентов. Склад может работать на внутренних и внешних заказчиков.
   - Внутренние — это, например, магазины торговой сети, которые ждут доставку из собственного хранилища ретейлера.
   - Внешние — партнеры со стороны, которые арендуют место на складе. Это могут быть небольшие производители мебели: малому бизнесу невыгодно поддерживать собственные хранилища.

Автоматизация работы склада снижает количество ошибок и ускоряет сбор и отправку грузов. В результате любые заказчики остаются довольны.

Каким складам нужна автоматизация

Автоматизация управления складом нужна любому бизнесу, но в разной степени. Если компания работает с 10-20 категориями товаров и в малых объемах, контролировать заказы можно вручную, а движения вещей по складу отображать в Excel или CRM.

Для небольших компаний есть специальные цифровые инструменты, например «Складской учет» в CRM Битрикс24. Система помогает поддерживать порядок на складе:

• Собирает информацию про товары. Показывает путь каждой единицы и не дает продуктам потеряться.
• Помогает оформлять складские документы. В системе есть готовые шаблоны. Есть печатная форма накладной ТОРГ-12.
• Позволяет сканировать штрихкоды через телефон. Можно не покупать дорогое оборудование — достаточно установить мобильное приложение Битрикс24.

Также в системе можно проводить инвентаризацию остатков и следить сразу за несколькими складами. Без ограничений по количеству хранилищ, товаров и пользователей.

Сложные системы нужны, когда компания близка к условным границам или достигла их — одной или нескольких:

• Площадь склада превысила 1000 квадратных метров.
• На складе работает больше 10 сотрудников.
• В ассортименте более 500 категорий продукции.
• Каждый день на складе собирают больше 500 заказов.

Если вы решили автоматизироватьскладские процессы, действуйте поэтапно, чтобы свести ошибки к минимуму и избежать лишних трат. Далее подробно опишем, как можно делать.

Шаг 1. Определите, какие проблемы вы хотите решить

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, как работает склад сейчас. Это поможет определить, какие процессы стоит изменить в первую очередь. Вот с чего можно начать:

• Соберите данные о работе склада. Поймите, сколько времени уходит на прием, сбор и отгрузку заказов, сколько сотрудников участвуют в каждом процессе. Выясните, какие задачи команда выполняет вручную, а какие процессы хотя бы частично автоматизированы.
• Проведите инвентаризацию. Это нужно, чтобы понять, насколько точен текущий учет.
• Определите проблемные места. Например, сотрудники могут тратить слишком много времени на сбор заказов.
• Узнайте у сотрудников, с какими трудностями они сталкиваются. Возможно, стеллажи стоят неудобно. Сотрудникам приходится долго обходить склад, чтобы найти все товары и собрать заказ.

От того, какие проблемы вы обнаружите, зависит, какие средства автоматизации склада нужно внедрять.

Шаг 2. Выберите способ размещения товаров на складе

Важно определить, какой способ размещения товаров на складе вы используете. Это поможет, когда нужно будет выбирать оборудование. Например, при штабельном хранении часто используют погрузчики, а при стеллажном — сканеры штрихкодов. Рассказываем про три популярных метода хранения вещей.

Штабельный. Товары укладываются друг на друга стопкой — штабелями. Такой способ обычно используют, чтобы хранить крупные партии товаров в коробках, ящиках, металлической или пластиковой таре, на поддонах. Продукция лежит вертикально, поэтому можно эффективно использовать всю высоту складских помещений.

Стеллажный. Продукцию размещают на стеллажах — на поддонах, в коробках, в индивидуальной упаковке или без нее. Способ подходит для складов с широким ассортиментом: на полках удобно хранить товары разного типа и размера.

Каждое место может быть промаркировано — это упрощает поиск заказов. Например, в IKEA покупатели сами находят нужные товары.

Чтобы использовать все пространство склада, важно соблюдать принципы стеллажного размещения:

• Однотипные товары размещают с обеих сторон прохода, чтобы сотрудникам было удобнее собирать заказы.
• Верхние полки используют для продукции с долгим сроком хранения или большой тары с поддонами, так как к ним реже обращаются.
• На нижних полках размещают позиции, которые обрабатывают вручную, чтобы снизить нагрузку на сотрудников.
• Товары надо размещать так, чтобы маркировку было видно с прохода — это ускоряет поиск нужных позиций.

При размещении товаров таким способом часто внедряют систему адресного хранения. Склад делят на ячейки — «адреса». Размеры и положение каждой ячейки заносят в программу учета. Когда товар поступает на склад, его регистрируют и размещают по нужному «адресу». Так сотрудникам легче проводить инвентаризацию, принимать товары и собирать заказы.

Подвесной. Товары подвешиваются на крюках, рейках или вешалках. Продукцию можно размещать в один или несколько уровней — в зависимости от высоты помещения.

Чтобы быстро находить нужные позиции, используют автоматизированные конструкции — рейки или вешала двигаются по кругу. Оператор стоит на месте и снимает нужный товар, когда он подъезжает. Способ подходит, чтобы хранить продукцию, которую удобно размещать вертикально или легко повредить при горизонтальном расположении. Например, одежду, текстиль, провода, мясо.

Бывает, что компании совмещают несколько вариантов. Например, для готовой одежды используют подвесной, а для хранения фурнитуры, инструментов и оборудования — стеллажный способ.

Шаг 3. Выберите оборудование

Оборудование, которое вам понадобится, зависит от нескольких факторов: размера склада, способа хранения, ассортимента, количества товаров. А еще нужно учитывать тип хранилища — холодное или отапливаемое, интенсивность работы и количество сотрудников. Вот основные средства автоматизации склада, которые могут понадобиться.

Сканер штрихкодов. Используют на складах, где применяют штрихкодирование товаров. Это нанесение на упаковку или этикетку кода, в котором есть информация о цене, размере, производителе продукции.

С помощью штрихкодирования можно быстро принимать товары от поставщиков, собирать и отправлять заказы, проводить инвентаризацию. Сканеры бывают линейные и двумерные (2D). Последние используют, если на складе хранится маркированная продукция, например: одежда, обувь, детские товары, молочная продукция, алкоголь.

Сканеры делятся на ручные и стационарные. На ручных есть рукоятка и кнопка. Такие сканеры напоминают те, что используют на кассах магазинов. Стационарные монтируют в определенном месте. Чтобы просканировать товар, нужно поднести его к устройству.

Принтер этикеток. Если вы получаете продукцию от поставщиков, то она обычно уже промаркирована. В этом случае принтер понадобится, чтобы печатать штрихкоды вместо потерянных или поврежденных.

Для товаров, которые хранятся на чистых и сухих складах не более шести месяцев, можно использовать термопринтер. Для маркированных товаров или при хранении во влажных и пыльных помещениях подойдет термотрансферный принтер — он создает более стойкие этикетки.

Терминал сбора данных (ТСД). Это устройство, которое можно носить с собой. В нем есть сенсорный экран, физическая клавиатура, аккумулятор, модуль для чтения 2D-штрихкодов.

ТСД распознают маркировку и отправляют данные на компьютер. Терминалы помогают автоматизировать основные бизнес-процессы на складе: приемку, адресное хранение, отгрузку. Через них можно передавать документы и задания для работников. ТСД бывают:

• Начального класса — простые модели с невысокой степенью защиты от повреждений. Их стоит использовать на чистых, сухих складах: с детскими товарами, фармацевтической продукцией, бакалеей.
• Корпоративные и промышленные — имеют более сильную защиту. Их можно использовать во влажных и пыльных помещениях, на открытом пространстве.
• Сверхзащищенные — подходят для работы в еще более агрессивной среде.
• Морозостойкие — оснащены функцией подогрева. Подходят для работы при низкой температуре: на улице зимой, в холодильных и морозильных камерах.

Весы. Нужны, если на складе хранятся товары, которые надо взвешивать. Бывают автономные и зависимые от основного устройства, например компьютера. Обычно на складах используют платформенные или напольные модели.

Сканер, принтер этикеток, ТСД и весы нужны практически на каждом складе. Оборудование, о котором расскажем дальше, подойдет для объемных хранилищ, которым нужна максимальная автоматизация.

Автоматизированные системы хранения (AS/RS). Это конструкция из нескольких стеллажей, которые поделены на ячейки для хранения товаров. Между стеллажами двигается автоматический кран-штабелер с подъемным механизмом. С помощью систем можно полностью использовать пространство склада и быстро находить товары.

Автоматизированные транспортные системы. Перемещают товары по складу без участия человека. Делятся на два типа:

• Автономные штабелеры и тележки. Они двигаются по хранилищу с помощью магнитных полос, напольных маркеров или датчиков. Подходят для больших, но простых по геометрии складов.
• Умные мобильные роботы. Работают с помощью встроенных датчиков пространства. Могут обходить препятствия и прокладывать сложные маршруты.

Системы pick-to-light. Это «световые подсказки» на каждой ячейке, где хранится товар. Они ускоряют сборку заказов и снижают количество ошибок. Сотруднику не нужно искать, где находится локация для хранения, — он сразу идет к месту, которое подсвечивается.

Конвейерные системы. Ленты, транспортеры, лифты, карусельные системы помогают автоматизировать перемещение грузов между зонами склада. Например, после приемки товары по конвейеру отправляются по своему адресу. Системы для перемещений обычно используют на складах большой площади.

Складские дроны. Нужны, чтобы проводить инвентаризацию. Дроны используют датчики, которые считывают штрихкоды. Беспилотники летают по помещению, сканируют маркировки и отправляют данные в систему управления складом. Система сравнивает информацию от дронов со своими данными. Если есть расхождения, в инвентаризации появляется запись.

Шаг 4. Выберите WMS

WMS (Warehouse Management System) — это система управления складом. Так называют программное обеспечение, которое помогает автоматизировать и контролировать процессы — от момента, когда товар попадает в хранилище, и до того, как покинет его.

WMS связывается с другим оборудованием: сканерами, ТСД, транспортными системами, роботами, дронами. Есть три основных типа WMS.

Автономные (коробочные). Устанавливают на сервере компании. Коробочную WMS можно тонко настроить под специфику предприятия. Все данные будут храниться внутри организации.

Автономные системы стоят дороже, чем другие варианты. К тому же нужны материальные и человеческие ресурсы, чтобы обслуживать, обновлять и дорабатывать ПО. Поэтому автономные WMS выбирают крупные компании с особыми требованиями к настройке системы и безопасности данных.

Облачные. Работают по модели SaaS — провайдер предоставляет готовое ПО как услугу. Облачные системы проще и быстрее внедрить, компании для этого не нужны собственные компьютеры и серверы. За поддержку, обновления и доработки ПО отвечает провайдер. Облачные WMS оплачивают по подписке.

Учитывайте, что для таких систем важен стабильный интернет, а данные хранятся не внутри компании, а в облаке. Облачные WMS подойдут малому и среднему бизнесу с типовыми запросами к складским процессам.

Интегрированные в ERP. В этом случае WMS — это модуль или приложение внутри системы для управления компанией, которую уже использует бизнес.

Шаг 5. Внедрите систему и регламенты работы

Если вы раньше не использовали никакие инструменты автоматизации управления складом, не старайтесь внедрить все и сразу. Начните с простых этапов: подберите WMS, которая подходит под ваши задачи, запустите систему штрихкодов.

Запускайте систему постепенно. Например, начните с зоны комплектации заказов. Проверьте, как работает оборудование и программное обеспечение, устраните ошибки, если они будут. Затем внедряйте автоматизацию бизнес-процессов склада на остальные участки.

Обучите сотрудников работать с новыми системами и оборудованием. Объясняйте, зачем нужны нововведения и как они упростят работу. А чтобы персоналу было проще адаптироваться, разработайте регламенты. Вот какие документы помогут стандартизировать процессы и избежать серьезных ошибок:

• Регламент приемки товара — разъясняет, как проверять товары при поступлении, описывать их и вносить данные в систему учета.
• Регламент хранения товаров — описывает, как размещать товары на стеллажах, вести учет в WMS и проводить инвентаризацию.
• Регламент комплектации заказов — нужен, чтобы сотрудники знали, как собирать заказы с использованием новых технологий, проверять правильность комплектации и упаковки товаров.
• Регламент работы с оборудованием — поможет правильно использовать сканеры, ТСД, транспорт и роботов.
• Регламент безопасности — разъясняет, как работать с оборудованием, чтобы избежать травм и поломок, как обеспечить сохранность товаров.

Вести базу знаний удобно в Битрикс24. В пространстве для совместной работы можно хранить все регламенты и чек-листы. Сотрудники могут зайти в базу и прочитать материалы с телефона — так что полезная информация всегда будет под рукой.

Частые вопросы