Что такое аутстаффинг и кому он нужен

Что такое аутстаффинг персонала

Аутстаффинг (от англ. outstaff using — использование внешнего штата), или «аренда» персонала — это модель найма, при которой компания временно берет на работу сотрудников с помощью посредника.

В аутстаффинге участвуют три стороны: заказчик, аутстаффинговая компания и сотрудники. Заказчик заключает договор с аутстаффером, который нанимает и оформляет персонал к себе в штат. По документам работодатель — кадровое агентство. По факту сотрудники выполняют задачи заказчика.

Часто вместе с аутстаффингом используют термин «лизинг персонала», под которым тоже подразумевают «аренду» сотрудников. Но согласно закону № 164-ФЗ от 29.10.1998, предмет лизинга — это движимое и недвижимое имущество, но не персонал компании. В сфере кадров термины стали синонимами, но это разные вещи.

По договору аутстаффинга можно нанять любых специалистов. Чаще всего это бухгалтеры, работники сферы услуг, маркетологи, таргетологи, разработчики, переводчики, дизайнеры. Предоставление персонала с помощью аутстаффинга особенно распространено в IT.

Плюсы и минусы лизинга персонала собрали в таблице.

Многие компании пользуются аутсорсингом — платят подрядчику за услуги. Аутсорсинг отличается от аутстаффинга:

• Цель аутсорсинга — передать определенный бизнес-процесс другой компании. Например, разработать дополнительные продукты или услуги. Заказчик оценивает результат.
• Цель аутстаффинга — подбор персонала. Заказчик получает новых сотрудников на ограниченный срок и полностью ими управляет. Аутстаффинговая компания нанимает специалистов себе в штат.
• В аутсорсинге исполнителем могут быть разные юрлица или ИП. Например, маркетинговое агентство или IT-компания. Они берут на себя конкретную задачу, например создают редакцию для блога компании или приложение.
• Услуги аутстаффинга может предоставлять только аккредитованное кадровое агентство. Они могут найти и оформить любых сотрудников для самых разных функций, как одного, так и целую команду.

В таблице сравниваем аутсорсинг и аутстаффинг. Лизинг персонала не включили, потому что это некорректный термин.

Как работает аутстаффинг

В российском законодательстве нет понятия «аутстаффинг персонала компании». Труд работника на стороннюю компанию называется заемным. По статье 56.1 ТК РФ он запрещен.

За использование заемного труда предприниматель получит штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ). Но есть исключения.

Если частное агентство занятости получает аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости, оно может официально предоставлять сотрудников другим компаниям. Заказчик и аутстаффер заключают договор о предоставлении труда работников с учетом статьи 18.1 ФЗ № 1032-1 от 19.04.1991 (действует до 01.01.2025 г.) и главы 53.1 ТК РФ. В этом случае отношения не считаются заемным трудом.

Согласно ФЗ № 116‑ФЗ от 05.05.2014, привлекать внештатных сотрудников могут:

• Юридические лица и ИП, чтобы временно заменить штатного работника, за которым сохраняется рабочее место.
• Юридические лица и ИП на срок не более девяти месяцев, чтобы расширить производство.
• Физические лица для помощи по домашнему хозяйству.

Согласно статье 18.1 ФЗ № 1032‑1 (действует до 01.01.2025), аутстаффинг нельзя использовать, чтобы:

• Заменить бастующих сотрудников.
• Продолжать работу во время банкротства, простоя предприятия или в режиме неполного рабочего времени.
• Нанимать для работы с повышенным классом опасности или на вредном производстве 3 и 4 степени.
• Укомплектовать экипажи морских судов и судов типа «река — море».
• Заменить сотрудников, которые отказываются работать из-за задержки зарплаты более 15 дней.
• Выполнить работы на опасных объектах из списка Минтруда и Ростехнадзора.
• Получить или сохранить лицензии или членства в саморегулируемых организациях.

Разберемся, как аутстаффинг выглядит на практике.

1. Заказчик заключает договор с аутстаффинговой компанией. Стороны прописывают количество и квалификацию работников, сроки и порядок расчета услуг. Обычно в стоимость входят комиссия, зарплата сотрудников и административные издержки.
2. Кадровое агентство ищет новых специалистов. Если компания несколько лет занимается аутстаффингом, она может предложить кандидатов из собственной базы.
3. Заказчик собеседует кандидатов, потому что лучше знает детали и специфику проекта. Аутстаффер заключает с выбранным специалистом трудовой договор. Как правило, срочный — под конкретный проект.
4. Сотрудник работает в офисе клиента или удаленно. Агентство начисляет заработную плату, ведет кадровый учет, уплачивает налоги и страховые взносы. Когда проект заканчивается, сотрудник уходит из команды заказчика. Аутстаффинговое агентство может подключить его к другому проекту.

Каким компаниям подходит аутстаффинг

Как показывают исследования платформы SkillStaff, в 2022–2023 клиенты чаще всего искали персонал из сфер логистики, страхования, разработки ПО, ритейла, недвижимости, производства, туризма и транспорта, телекома.

Вот еще несколько сфер, которые часто прибегают к аутстаффингу:

IT

В IT-сфере часто нужны специалисты с большим опытом и конкретными навыками, особенно на строго определенный срок. По данным SkillStaff, 65% клиентов ищут людей на срок до полугода, 20% — от года и дольше. Аутстаффинговые агентства, которые специализируются на IT, знают, где и каких экспертов нужно искать.

Финансы

Аутстаффинг позволяет компаниям нанимать аналитиков, разработчиков ПО и экспертов по безопасности на новые проекты с высокой неопределенностью. Если проект в итоге не запустят, кросс-функциональную команду проще распустить. Простой таких дорогих специалистов в штате, когда работы нет, стоит очень дорого.

Строительство

Строительные компании привлекают работников по мере необходимости, потому что работы сезонные и держать персонал невыгодно, особенно высококвалифицированные кадры. Аутстаффинг позволяет экономить на оплате труда и налогах.

Производство

Когда объемы производства или число проектов резко растут, аутстаффинг помогает быстро нанимать рабочих. Кадровое агентство берет на себя все процедуры найма. Так компания экономит время и может сфокусироваться на более важных задачах бизнеса.

Розничная торговля и сфера питания

Во время праздников и сезонных распродаж постоянные продавцы и повара могут не справляться с нагрузкой. Аутстаффер поможет быстро найти дополнительных сотрудников.

Также в сфере питания и торговли есть дополнительные требования к работникам. Например, проходить медосмотры. Когда бизнес «арендует» сотрудников, всеми нюансами занимается аутстаффинговая компания.

Клининг

В клининге оформлять и вести учет сотрудников трудоемко. Высокая текучка и особые требования к оформлению иностранных граждан нагружают отдел кадров и бухгалтерию. Согласно статье 18.15 КоАП РФ (действует до 01.01.2025), ошибка в документах будет стоить от 250 тысяч до 1 млн рублей.

Аутстаффинговые компании знают все юридические нюансы, поэтому бизнесу безопаснее и выгоднее передать такие задачи им.

Логистика

В этой сфере также много иностранных сотрудников, поэтому важно знать, как правильно оформлять документы. Также в логистике на управление штатом могут влиять сезонные колебания спроса. С помощью лизинга персонала компании быстро адаптируются к изменениям и не тратят лишние средства, чтобы держать постоянный штат.

В каких случаях стоит рассмотреть аутстаффинг

Аутстаффинга персонала выгоден любой компании. Стартапы могут сократить расходы на наем, средние и крупные предприятия — увеличить команду и сделать ее более эффективной. Также бизнес обращается в агентства занятости, чтобы:

Увеличить штат на время. Бывает, что для временного проекта или сезонных работ сотрудников не хватает. Кадровое агентство быстро набирает команду и освобождает заказчика от оформления документов.

Найти специалиста из узкой области. Когда нужно привлечь работника с уникальными навыками или опытом, проще обратиться в кадровое агентство. Аутстаффинговая компания быстро подбирает персонал под конкретные задачи.

Нанять иностранных граждан. Чтобы устроить на работу иммигрантов, нужно тщательно проверять и оформлять все документы. Дешевле и быстрее передать это аутстафферу.

Снизить нагрузку на штатный персонал. Отделы кадров и бухгалтерии крупных компаний часто не справляются с нагрузкой, если текучка высокая. Тогда часть задач на себя берет аутстаффинговое агентство.

Гибко управлять ресурсами. Когда нет возможности расширить штат, например, компания небольшая и у нее нет возможности держать большую команду на постоянке, руководитель арендует сотрудников под конкретный проект или задачу.

Грамотно выстроить коммуникацию между постоянными и внештатными сотрудниками помогут программы для совместной работы. Например, в Битрикс24 можно ставить задачи членам команды, назначать ответственных и отслеживать сроки. Внештатным работникам можно настроить особые права доступа и роли, чтобы защитить от утечки важные данные и клиентскую базу. А когда работа с сотрудником закончится, удалить роль пользователя. Тогда человек больше не сможет войти в систему. Если вы встретитесь снова на будущих проектах, достаточно повторно указать роль и вернуть доступ.

Быстро найти кадры. Если предприниматель только планирует расширять бизнес, на этапе разработки стратегии пока рано расширять штат. Аутстаффинг персонала позволит быстро найти нужных специалистов, в том числе и в других регионах.

Оптимизировать расходы. Когда нет ресурсов вести бухгалтерский и кадровый учет, компания может перейти на аутстаффинг и сэкономить на зарплатах, налогах и страховых взносах. Также аренда персонала может помочь сократить штат сотрудников до 130 человек и перейти на УСН Упрощенная система налогообложения .

Как перейти на аутстаффинг персонала

Чтобы привлечь новых работников с помощью кадрового агентства, нужно выполнить несколько шагов:

Шаг 1. Оцените потребности

Проанализируйте, для чего нужны специалисты. Лучше всего «арендовать» персонал на временные или сезонные нагрузки. Составьте список вакансий и требования к кандидатам, если они есть. Например, проживать на территории РФ, если работать можно удаленно.

Шаг 2. Выберите аутстаффинговую компанию

Найдите несколько кадровых агентств, которые работают со специалистами из вашей области. Сравните условия работы, стоимость услуг и отзывы.

Когда остановитесь на двух-трех вариантах, убедитесь, что компания:

• Прошла аккредитацию. Посмотрите свидетельство в реестре частных агентств занятости на сайте Роструда.
• Заключает с работниками трудовые, а не гражданско-правовые договоры.
• Работает без специальных налоговых режимов.
• Владеет уставным капиталом свыше миллиона рублей.

Когда агентство занятости работает только с самозанятыми, оно не платит налоги, как с трудовыми договорами. Это риски для заказчика ― если самозанятые не платят налоги, которые можно подтвердить чеком, налоговая может потребовать от заказчика начислить НДФЛ и другие взносы.

Шаг 3. Заключите договор

Обсудите с аутстаффинговой компанией условия работы и составьте договор на предоставление персонала. В документе надо указать:

• цели и задачи аутстаффинга;
• количество и квалификацию работников;
• сроки предоставления услуг;
• размеры комиссий и условия расчетов;
• порядок разрешения споров.

Помните, агентство должно заключить с вами договор о предоставлении персонала, а не об оказании услуг. В последнем случае есть риск, что отношения с аутстаффером подпадают под понятие «заемный труд» и нарушают законы РФ.

Шаг 4. Проведите собеседование среди кандидатов

Участвуйте в собеседовании, чтобы самостоятельно оценить компетенции специалистов. Затем выясните, какой тип договора аутстаффер заключает с работниками. Сотрудничество по гражданско-правовому договору попадает под термин «заемный труд», что нарушает закон РФ.

Шаг 5. Организуйте онбординг новых сотрудников

Расскажите новым членам команды о компании, ее культуре и процессах. Определите, как будете контролировать работу временных сотрудников. Например, договоритесь о регулярных отчетах или созвонах.

Шаг 6. Оцените результаты

Регулярно оценивайте работу «арендованных» сотрудников по установленным критериям. Запишите, что вам нравится, а что нет. Так будет проще в следующий раз сформулировать более четкие требования к кандидатам.