Если проект состоит из множества этапов и задействует большую команду, нужны упорядочить его и сделать наглядным. Для этого компании внедряют работу по Agile и методологию Kanban. Эти современные техники позволяют быстро создавать и совершенствовать продукт.
Расскажем об управлении проектами по Kanban, а также про Agile и Scrum — наиболее близкие к нему методологии.
Что такое Kanban
Kanban — инструмент управления проектами с этапами работы и подвижными карточками.
Визуально Kanban представляет собой доску — электронную или физическую. На ней отображается весь рабочий процесс: старые и новые задачи, их статус, исполнители, сроки, обсуждение. На доске есть:
- Этапы. Вертикальные сегменты, которые называют так же, как обязательные шаги рабочего процесса. Обычно это «На очереди» (или «бэклог» — список всех требований, пожеланий условий), «Запланировано» (будущие задачи), «В работе» (то, чем специалисты заняты сейчас), «Проверка», «Готово». Компания может добавлять собственные этапы или исключать ненужные. Каждая задача проходит путь от бэклога до последней колонки.
- Карточки. В них оформляют каждую задачу. Помимо формулировки задания, добавляют сроки, исполнителей, описание процесса и деталей работы, прикрепляют полезные материалы. Сотрудники вносят в карточки сведения о проделанной работе, пишут комментарии, оставляют сообщения другим членам команды.
Чтобы пользоваться всеми возможностями Kanban, внедрите цифровые инструменты. Обычная доска со стикерами, конечно, наглядна, но она не позволит прикрепить много файлов к задаче, вовлечь в процесс сотрудников на удаленке или быстро сообщить команде о новых требованиях.
Помимо организации системной работы по Agile, Kanban помогает:
- Создать воронку продаж. Колонки будут этапами, а карточки — заявками клиентов.
- Равномерно нагружать членов команды. Благодаря доске понятно, кто из сотрудников перерабатывает, а кому работы можно и прибавить.
- Контролировать выполнение задач. Легко отследить, на какой стадии находится поручение.
- Выявить перегруженные этапы. Затем выяснить, в чем причина медленной работы, и принять меры.
- Найти и устранить другие проблемы. Например, недопонимание между сотрудниками, которые работают над одной задачей.
Чем Kanban отличается от Scrum
Изначально методологии входили в общий концепт и создавались на основе манифеста Agile. Именно поэтому их роднит наличие этапов работы, гибкость, цикличность и нацеленность на командное взаимодействие. Однако позже специалисты стали применять Kanban и Scrum как самостоятельные техники. Опишем, в чем разница между Agile, Kanban и Scrum.
Смысл
Agile и Scrum необходимы, чтобы работать над продуктом быстро. Все шаги обязательны — пропустить какой-либо из них невозможно.
Kanban — это, скорее, набор инструментов, а не четкое руководство. Вы можете сформулировать собственные этапы работы, например, добавить несколько стадий проверки продукта — тестировщиками, продакт-менеджером, CEO компании.
Цели
Scrum выбирают, когда создать и вывести на рынок новый продукт нужно быстро. Подход лучше всего работает, когда заказчик хочет получить продукт вовремя и с минимально возможными затратами.
Канбан, как и Agile, позволяет полно посмотреть на компанию и процессы. Когда видишь всю картину целиком, проще реагировать на изменения рынка, перестраиваться под новые условия, менять приоритеты. Так, глядя на канбан-доску, руководители могут понять, работа над какими задачами не двигается или обходится слишком дорого.
Менеджмент и взаимодействие
Scrum невозможен без командной работы. Каждый специалист вовлечен на 100% и несет ответственность за общий результат. Управленческие решения принимают все: владелец продукта, разработчики, Scrum-мастер.
Для Kanban чувство локтя не обязательно — его часто используют руководители как «вертикальный» метод управления. Именно они выбирают конкретные инструменты, назначают задачи, отслеживают их выполнение и отвечают за результат. Командная работа, преемственность и взаимопомощь важны, но техника подойдет и для коллективов с четкой иерархией.
Собрания
Команда проекта ежедневно встречается на коротком 15-минутном стендапе, известном как скрам или дейли. На нем команда вместе планирует и обсуждает свою работу. Важно, чтобы встречи были не только продуктивными, но и позитивными — они задают настроение на весь рабочий день. Каждый участник должен делиться хорошими новостями.
В Kanban и Agile основная цель встреч — выявление проблем. Специалисты анализируют сложившуюся ситуацию, принимают решения, а руководители — внедряют изменения в рабочем процессе. Ежедневные совещания не обязательны, как и мероприятия по сплочению команды.
Представьте: однажды руководитель отдела торговли обнаруживает, что на этапе «В процессе» замедлилось движение телефонных продаж. Он собирает сотрудников, выясняет причины «затора», интересуется пожеланиями специалистов и принимает решение. Допустим, дело в слабой подготовке менеджеров. Тогда руководитель привлекает более опытных наставников, поручает им пересмотреть скрипты и обучить коллег. Затем он следит, улучшается ли ситуация на доске после внедрения изменений.
| Отличие | Scrum | Kanban |
| Суть метода | четкая схема работы | адаптивность под разные бизнес-процессы |
| Цели | быстрое создание продукта | работа в нестабильных условиях |
| Управление | для команд с равными правами, обязанностями и ответственностью | для всех вариантов менеджмента |
| Встречи | обязательны каждый день | обязательны только, если возникают проблемы |
Несмотря на различия методик, Kanban и Scrum можно применять одновременно. Так, канбан-доска станет прекрасной визуализацией для поиска проблем в Scrum-команде.
Преимущества Kanban в разработке и управлении проектами
Из различий между Agile, Scrum и Kanban очевидны преимущества последней методологии. Перечислим некоторые из них.
Гибкость планирования. Руководитель проекта ведет бэклог, а забота команды — текущие задачи и дедлайны.
План можно пересматривать, добавлять новые пункты, менять приоритеты. Это не повлияет на работу, но позволит команде понять, за что взяться в первую очередь. Когда задача завершена, сотрудники берут в работу новую — ту, что вверху бэклога.
Сокращение цикла. Это один из принципов работы в Kanban. Каждая задача имеет свой жизненный цикл — от начала до конца выполнения. Команда может менять его к лучшему: помогать коллегам «расшивать» узкие места, где скапливается много карточек, развивать многозадачность, обмениваться знаниями, укладываться в сроки, пробовать новые инструменты.
Меньше узких мест. Скопление задач, долгие и сложные цепочки согласования, увольнение ведущего специалиста, недостаточно квалифицированная работа сотрудников — все это замедляет процессы и бьет по их качеству. Kanban позволяет избегать таких ситуаций: своевременно находить проблемные места и устранять их.
Наглядность. Каждый член команды видит, на каком этапе находится задача и кто за нее отвечает. В карточке есть все вводные, чтобы быстро включиться в работу. Если сроки под угрозой срыва или назревает конфликт, это легко заметить и предотвратить. Кроме того, чужой успех мотивирует. Пример коллег, которые решают сложные задачи одну за одной, заставляет других не останавливаться на достигнутом и работать эффективнее.
Непрерывная поставка. Это регулярная сдача клиенту результата работы. Kanban создает своего рода конвейер, который помогает быстро и эффективно получать работающий продукт. А постоянная оптимизация процесса — отказ от бессмысленных этапов, ротация специалистов, перераспределение задач — позволяет в считанные недели создавать, совершенствовать и внедрять решения.
Как можно применить Kanban вне сферы разработки программного обеспечения
Рассмотрим пример того, как использовать методологию в продажах. Kanban покажет более впечатляющие результаты, если интегрировать его в CRM-систему. Некоторые решения позволяют настроить доску прямо в рабочем интерфейсе.
Оформите воронку продаж в виде доски. Она будет выглядеть как пространство с несколькими столбцами.
Каждый из них — этап, который проходят новые и постоянные клиенты компании.
Например:
- «Регистрация»;
- «Оценка сделки»;
- «Переговоры»;
- «Подписание договора»;
Заявку каждого нового клиента оформляют в виде отдельной карточки — для этого в CRM есть кнопка «Добавить». В задаче указывают источник, который привел клиента, его контакты, подробности заказа, данные ответственного менеджера.
С переходом лида на новый этап карточку перемещают по воронке. Бывает так, что некоторые шаги можно пропустить. Например, если вы сразу согласовали с B2B-покупателем стоимость контракта, отработка возражений не потребуется.
Если клиент сорвался, его карточку отправляют в специальный раздел, например, «Проигранные сделки». Создайте внутри него этапы «Аналитика» и «Обсуждение», чтобы понять, почему продажа сорвалась, выяснить причину неудачи и поделиться опытом с коллегами.
Создание Kanban-доски в CRM полезно тем, что специалисты работают в едином интерфейсе с разными уровнями доступа и полномочиями. Кроме того, система хранит всю историю сделок — если клиент обратится повторно, вести его по воронке будет проще.
Еще один пример — запуск рекламной кампании. Здесь можно включить доску Kanban в управление проектами по Agile. Это будет выглядеть так:
- Директор маркетингового отдела и ключевые специалисты отбирают площадки для продвижения и команду.
- Руководство настраивает этапы на канбан-доске — от создания креатива до запуска, тестирования и анализа.
- Каждый канал продвижения оформляют в виде отдельной карточки, например «Объявление в соцсети», «Реклама у блогера», «Телереклама». Чтобы различать задачи, для рекламных площадок используют разные цвета.
- На каждый этап и каждую задачу выделяют определенное время. Например, создание и согласование креатива будет занимать неделю, запуск — три дня, наблюдение и анализ результатов — месяц.
- Специалисты приступают к выполнению задач. Дизайнеры готовят объявления, SMM-менеджеры — посты для социальных сетей, операторы и монтажеры — ролики для видеохостингов.
- Руководители наблюдают за выполнением задач и следят, чтобы на доске не образовывалось узких мест.
Так как в работе задействовано несколько команд, специалисты будут не только следить за прогрессом своей задачи, но и сравнивать успехи с коллегами. Это поможет развить здоровую конкуренцию.
Частые вопросы
Это подход к организации поэтапной работы в IT и других отраслях. Основной принцип — наглядность. Обязательные шаги оформляют в виде доски, а рабочий процесс виден в динамике благодаря движению задачи от этапа к этапу.
Как и Agile, Kanban — гибкая разработка. Методология позволяет возвращаться к предыдущим этапам, дорабатывать продукт на основе обратной связи, менять приоритеты задач в бэклоге.
Главное отличие Kanban от методологий Agile и Scrum — в универсальности. Техника подойдет и для команд с четкой иерархией, и для тех, где все сотрудники равны. Kanban дополняет Scrum.
Пространство для работы может быть электронным (планировщики задач, системы управления проектами, CRM) или материальным (пробковая или магнитная доска). Обязательные элементы — этапы и задачи. Первые оформляют в виде вертикальных или горизонтальных сегментов на доске, дают им соответствующие названия.
Каждую задачу оформляют в отдельную карточку. В ней указывают название, описание, ответственных лиц, сроки, инструменты. А в электронных досках внутри карточки можно обсудить детали и прикрепить полезные материалы.
В отличие от Scrum, где ежедневные собрания обязательны, Kanban-команды встречаются по необходимости. Регулярное взаимодействие желательно, но метод позволяет назначать совещание только тогда, когда на доске образуется узкое место — участок с большим скоплением задач. В этом случае специалисты объединяются, чтобы выяснить причины проблемы и найти пути ее решения.
Достаточно внедрить доску и обучить сотрудников работать с ней. Оформите в Kanban этапы в соответствии с шагами разработки и перенесите все задачи на карточки. Вовлекайте сотрудников постепенно. Сначала обучите ключевых специалистов, затем — рядовых. Показывайте им разные функции: это поможет использовать все возможности доски. Например, прислать оповещение преемнику или добавить в карточку полезный материал.
Важно, чтобы сотрудники не забывали «передвигать» выполненные задачи и отмечать на доске коллег. В ином случае возникнет путаница, и сотрудники не поймут, когда нужно приступать к выполнению обязанностей.
Что в итоге
- Kanban, как и Agile и Scrum позволяет организовать гибкую разработку продукта и сократить время выполнения задач.
- Наглядность — главная ценность Kanban-доски. Она показывает рабочий процесс как систему взаимосвязанных шагов и помогает отследить статус каждой задачи.
- Методы Agile, Kanban и Scrum можно внедрить с помощью специализированного программного обеспечения (планировщика, CRM) или обычной доски. Главное — точно определить этапы работы и своевременно менять статус задач.
- Kanban позволяет быстро выявлять слабые места в рабочем процессе — скопление задач на том или ином этапе, пропущенные сроки. Это называется управлением потоком.
- Метод Kanban применяют в IT, рекламе, продажах и в других digital-проектах. Если грамотно подберете инструмент, получите все необходимое для успешной работы команды.
