Мастер отчётов CRM

«Мастер отчётов CRM» — удобное приложение с расширенными возможностями для анализа продаж. Встроенные отчёты Битрикс24 комбинируют поля лишь по одной сущности: Лид, Сделка, Счёт или Предложение. Для составления полной картины этого бывает недостаточно.

С «Мастером отчётов CRM» вы сможете:

• Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские.
  
• Менять дату, по который происходит выборка данных. Например, выбирать Лидов по Дате завершения, или вообще по пользовательским полям. Для этого предусмотрены отдельные режимы.
  
• Добавлять поля по связанным Компаниям и Контактам.
  
• Комбинировать поля и колонки так, как понадобится, а также фильтровать и сортировать любые данные.
  
• Формировать отчетность по смарт-процессам, связанным с Лидами, Сделками и Счетами.
  
• Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.
  
• Визуализировать информацию с помощью графиков.
  
• Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
  
• Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько Лидов в каждой стадии. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.
  

Более подробно ознакомиться с приложением вы можете по ссылке.

В CRM продажи можно учитывать:
По Сделкам — продажей считается успешно завершенная Сделка.
По Счетам —  продажей считается оплаченный Счёт.

Видео про приложение

Внимание!

1. Учитываются права текущего пользователя. В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник без доступа к Сделкам не сможет увидеть данные по ним. Но при этом он сможет построить отчет по Лидам, если у него есть на это права.

2. Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

Режимы приложения и смена даты

Режим Лиды-Сделки-Счета позволяет выбирать данные по сущностям строго по Дате их создания. Например, отчет по сконвертированным в Сделки Лидам отобразит не только Лиды, но и все созданные за это время Сделки (даже если они были созданы совершенно отдельно).

4 отдельных режима: Лиды, Сделки, Счета и Счета (старые) позволяют менять дату, по которой будет происходить выборка данных. Можно сформировать отчет по оплаченным Счетам этой недели.

Даты можно выбирать как типовые, так и пользовательские — те, которые доступны к фильтрации по REST API. Поле с датой, по которой происходит формирования отчета в таблицу не добавляется, его можно добавить отдельно. А при публикации в Ленту новостей в посте отображается заголовок, с выбранным режимом, типом даты и временным диапазоном данных, которые содержатся в отчете.

Пример №1. Рейтинг источников

Хотите адаптировать тактику маркетинга? Можно быстро узнать, как потребители вас находят, просмотрев рейтинг источников качественных Лидов. Для этого нужно выбрать поля по Лидам: Источник, Сумма и Стадия. После этого применить фильтр «Качественный Лид», группировку по Источнику и сортировку по сумме.

Пример №2. Рейтинг менеджеров по сумме продаж

Стоит задача проанализировать эффективность отдела? Есть удобное решение! Для этого нужно выбрать режим по Сделкам, Дату завершения — нужный месяц, добавить поля: Стадия сделки, Сумма и Ответственный. После этого применить фильтр «Сделка успешна», добавить группировку по Ответственному и сортировку по сумме.

Полезно знать не только сильные, но и слабые места своих сотрудников. Для этого примените фильтр «Сделка провалена». И точно так же можно построить отчёт в разрезе оплаченных Счетов.

Пример №3. Забытые оплаты по менеджерам

Важная функция для бухгалтерии и не только! Вы сможете проконтролировать забытые оплаты по менеджерам.  Для этого выберите режим по Счетам, тип Даты — Срок оплаты, например за предыдущий месяц (или неделю). Добавьте поля: Название, Ответственный, Сумма и Стадия. Примените фильтр по Стадии - «Не оплачен». Выберите группировку по ответственному и сортировку по сумме. В готовом отчете можно увидеть как общий итог по всем потерянным оплатам, так и сумму по каждому менеджеру. Для “старых” Счетов нужно выбрать аналогичные поля.

Пример №4. Контроль заполнения

Для того, чтобы избежать ситуации, когда нужные поля или сущности не заполнены — примените фильтр по пустому значению. Например, это поможет, чтобы собрать отчет с теми Сделками, в которых менеджер не заполнил товары. Для этого добавьте нужные поля по Сделкам и их товарам. Примените фильтр по названию товара «Пустое значение». Вы сможете увидеть количество таких Сделок, и передать менеджеру на исправление.

Смарт-процессы

Вы можете построить отчеты по тем смарт-процессам, которые привязаны к Лидам, Сделкам и Счетам. При этом должно быть выбрано хотя бы одно поле из родительской сущности. Отчеты можно будет строить по любым полям карточек элемента. Обратите внимание: графики можно сформировать в рамках либо сущности, либо смарт-процесса. Например, можно посмотреть успешность регистрации на вебинар.

Для того, чтобы добавить поля по Компаниям и Контактам — сначала нужно выбрать поле Компания или Контакт в основной сущности (например Сделка.Компания). Тогда выбор типовых и пользовательских полей будет доступен.

Обратите внимание: все адреса выводятся в одной строке. Аналогично с реквизитами. Кроме того на текущий момент отображается только один привязанный к Сделке (Лиду или Счету) Контакт.

Любой из сохраненных вами шаблонов отчетов можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей. Эта функция доступна только для администраторов портала. Почитать про особенности и настройки регулярного отчета можно тут.

Для того, чтобы выделить в вашем отчете самое важное — используйте графики. Так воспринимать информацию станет проще. Кнопка «Построить график» находится под таблицей, можно выбрать тип графика и подходящие поля для осей Икс (любая дата) и Игрек (числовые и списочные поля).

Полученное изображение можно скачать и использовать для дальнейшего анализа.

Дополнительные преимущества «Мастера отчётов CRM»:

• Можно добавлять в отчёт Товары Лидов и Товары сделок.
  
• Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать  даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.
  
• Менять типы фильтров: по значению, по пустым и по не пустым значениям.
  
• Быстро искать поля по любой части названия.
  
• Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.
  
• Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
  
• Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы и Excel.
  
• Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.
  
• Опубликовать отчёт в Живой ленте для обсуждения с коллегами.
  

Больше примеров и возможностей на странице приложения.
Для гибкой отчетности по задачам используйте приложение Мастер отчётов по Задачам. А для отчетов по всем смарт-процессам (в том числе и по Цифровым рабочим местам) — Мастер отчетов по смарт-процессам.

Анонсы приложений и обратная связь