BI-отчет Нагрузка по задачам

BI отчет Нагрузка по задачам — инструмент для анализа и контроля загрузки сотрудников. Включает в себя 3 метрики, динамику изменения показателей и 5 срезов, которые позволят детально изучить ситуацию с задачами в команде

Возможности отчета:

• Оценка текущей загруженности сотрудников.

• Отслеживание динамики: как изменяется количество задач во времени — растет или падает.

• Глубокий анализ по срезам: исследуйте задачи в разрезе групп, исполнителей, постановщиков, статусов и приоритетов.

• Фильтры: по месяцам, метрикам и срезам.

Метрики

BI-отчет строится на период = текущий месяц (от 1 числа текущего месяца до сегодня).

В общем случае, есть ровно 6 вариантов пересечения даты создания/завершения задачи с периодом анализа.

1. Задача создана и завершена ДО начала периода отчета.

2. Задача создана ДО и завершена ВНУТРИ периода отчета.

3. Задача создана ДО, выполнялась ВНУТРИ периода, но будет завершена ПОСЛЕ периода отчета.

4. Задача создана и завершена ВНУТРИ периода отчета.

5. Задача создана ВНУТРИ периода, но будет завершена ПОСЛЕ периода отчета.

6. Задача будет создана и завершена ПОСЛЕ периода отчета.

Для BI отчета Нагрузка по задачам мы рассчитываем две метрики и третья получается как их сумма:

• Метрика «Не закрыто до начала периода» –  это (вариант 2) + (вариант 3). То есть берем все задачи, которые создавались ранее и не завершены до начала текущего месяца.

• Метрика «Создано за месяц» –  это (вариант 4) + (вариант 5). То есть все задачи с датой создания в текущем месяце. независимо от их статуса.

• Метрика «Нагрузка по задачам» –  это сумма двух первых метрик. То есть сумма (вариант 2) + (вариант 3) + (вариант 4) + (вариант 5).

Динамика нагрузки по месяцам

Значения метрик можно оценить как позитивные или негативные, только сопоставив с предыдущими данными, для этого выводится график, отражающий динамику изменения метрик по месяцам.

Как «читать» динамику метрик?

Растет количество задач, которые не завершены к началу периода.

Позитивно – если ваши ресурсы также растут с ростом нагрузки.

Негативно – если нагрузка растет, а ресурсов столько же или становится меньше. Это значит, что накапливаются невыполненные задачи и необходима вмешательство руководителя для расширения ресурсов или уменьшения потока задач.

Снижается количество задач, которые не завершены к началу периода.

Позитивно – если вы оптимизируете ресурсы и задачи для вас расходная статья (например, обслуживание ранее проданного оборудования).

Негативно – если ресурсов столько же или становится больше. Это значит, что нагрузка на отдельного сотрудника падает и необходима вмешательство руководителя для наращивания потока задач или для оптимизации ресурсов.

Растет количество созданных задач.

Позитивно – если ваши ресурсы также растут с ростом нагрузки.

Негативно – если ресурсов столько же или становится меньше. Это значит, что нагрузка на отдельного сотрудника растет и необходима вмешательство руководителя для снижения потока задач или для наращивания ресурсов.

Снижается количество созданных задач.

Позитивно – если ваши ресурсы также оптимизируются с ростом нагрузки, а также, если задачи для вас расходная статья.

Негативно – если ресурсов столько же или становится больше. Это значит, что нагрузка на отдельного сотрудника падает и необходима вмешательство руководителя для увеличения потока задач или для оптимизации ресурсов.

Срезы для изучения влияния отдельных параметров

Чтобы понять, что именно повлияло на текущие метрики – доступны диаграммы и таблицы со следующими срезами:

• Исполнители

• Постановщики

• Группы (Проекты)

• Статусы

• Приоритеты

Срезы сортируются по количеству задач от большего к меньшему, это позволяет увидеть «рейтинг влияния» по каждому из параметров задачи.

Фильтры

Обязательный фильтр в отчете — по периоду. По умолчанию выбран текущий месяц. Фильтр по группировкам позволит сформировать отчет отдельно по «Не закрытым на начало периода» и «Созданным за период» задачам.

Кейс 1. Отложенные задачи

Примените фильтры по статусу задачи «Отложена» и Исполнителю. Вы сможете увидеть количество таких задач, их приоритет и в каких группах, проектах и коллабах они находятся.

Кейс 2. Анализ загрузки участников Группы

Примените фильтры по Группе и выберите группировку «Не закрыто на начало периода». Если задачи копятся и не закрываются вовремя — вы сможете найти ответственных и принять меры.

Фильтры множественные, то есть можно включить сразу несколько, и изучить данные по нескольким параметрам.

Данные в отчете кэшируются на один час с момента его первого открытия. Чтобы их обновить, перейдите в BI Конструктор, откройте Настройки → Общие настройки. Нажмите «Обновить данные». Данные обновятся во всех отчетах. Чтобы узнать, когда можно обновить данные снова, наведите курсор на кнопку.

BI отчет Нагрузка по задачам помогает принимать обоснованные управленческие решения: распределять задачи равномерно, выявлять потенциальные перегрузки и узкие места в процессах, а также повышать эффективность работы команды.

Анонсы релизов, видео и обратная связь — в официальном телеграм-канале.